Требования к электронной подписи

Перед электронной подачей нужно проверить четыре связанные вещи: какой именно файл подписан, кто указан подписантом, проходит ли подпись техническую проверку и вправе ли этот человек подписывать документ в конкретной процедуре, когда подтверждение полномочий требуется применяемым порядком. Эти проверки относятся к разным уровням и дополняют друг друга.

Электронная подпись связывает электронный документ с подписантом и позволяет контролировать целостность подписанного файла средствами, предусмотренными используемым способом подписания. Для подачи важно сохранить эту связь до момента передачи: подпись должна относиться к той же редакции файла, которую фактически получает экспертная организация.

Определите точный файл и его редакцию

Проверку лучше начинать с самого документа. В рабочей папке могут находиться несколько вариантов одного файла: исходная версия, исправленная редакция, копия для согласования и окончательный документ. Подпись нужно сопоставить с конкретным экземпляром, который включён в передаваемый комплект.

Особенно внимательно следует проверять документы после корректировки. Если файл был подписан, а затем в него внесли изменение и сохранили новую редакцию, первоначальная связь подписи с содержанием уже относится к прежнему файлу. Поэтому после любого изменения нужно заново определить, какая версия фактически передаётся и какой результат проверки подписи относится именно к ней.

Простой контроль можно выполнить от передаваемого комплекта: открыть фактический файл, определить его назначение и редакцию, затем проверить связанную с ним подпись. Если установить эту пару можно только по названию вроде «финал», «новый» или «последний», структуру файлов лучше упорядочить до подачи.

При нескольких подписываемых документах полезно также сверить их с описью или реестром комплекта. Тогда видно, что подпись проверена не для похожего рабочего файла, а для того документа, который действительно включён в передачу.

Проверьте результат технической проверки подписи

Следующий уровень — техническая проверка. Используемые для этого средства должны показать, что подпись может быть проверена применительно к конкретному электронному документу. Заказчику важно получить понятный результат контроля, а не ограничиваться наличием файла подписи рядом с документом.

Если применяется сертификат ключа проверки подписи, он содержит сведения, используемые при проверке подписи и идентификации связанного с ней подписанта. При подготовке комплекта нужно сопоставить доступные сведения сертификата с тем лицом, которое должно быть связано с документом, и проверить результат средствами, используемыми для такой проверки.

Здесь имеет значение и момент контроля. Состояние подписи, сертификата и применимого способа проверки оценивают тогда, когда готовят документ к передаче. Старый скриншот или ранее сохранённый результат проверки не подтверждает автоматически состояние новой редакции файла.

Если техническая проверка выдаёт ошибку или не позволяет связать подпись с документом, причину нужно установить до подачи. Проблема может находиться в самом файле, подписи, способе их передачи или в несоответствии редакций. Переподписывать все документы без определения причины необязательно: сначала следует выяснить, какой именно элемент связи нарушен.

Сопоставьте сведения о подписанте

Технически проверяемая подпись должна быть связана с понятным подписантом. Поэтому после проверки файла смотрят сведения о лице, которое указано в используемом механизме подписания, и сопоставляют их с фактическим участником процесса.

Это позволяет обнаружить ситуацию, когда документ подготовлен одной организацией или для одного участника, а электронная подпись относится к другому лицу без понятного основания для такой передачи. Сам факт успешной технической проверки в таком случае не отвечает на вопрос, соответствует ли подписант роли, требуемой для конкретного документа.

Для нескольких документов комплект проверяют не общей формулой «подписи есть», а по конкретным связям. Один файл может быть подписан одним участником, другой — другим. Важно, чтобы для каждого документа было понятно, кто его подписал и почему именно этот подписант используется в текущем процессе.

Отделите техническую действительность подписи от полномочий

Полномочия подписанта — это основание, по которому конкретное лицо вправе действовать от имени соответствующего участника, когда такое подтверждение требуется применяемым порядком. Это отдельный вопрос от технической проверки электронной подписи.

Техническая проверка отвечает на связь подписи, файла и сведений о подписанте. Проверка полномочий отвечает на другой вопрос: достаточно ли статуса или документов этого лица для подписания конкретного материала в конкретной процедуре.

Например, электронная подпись представителя организации может успешно проверяться техническими средствами. После этого всё равно может потребоваться установить его роль и подтверждение полномочий, если процедура передачи это предусматривает. Успешный криптографический контроль не создаёт отсутствующие полномочия.

Обратная ситуация тоже требует внимания. Наличие документа о полномочиях представителя не заменяет техническую связь его подписи с конкретным электронным файлом. Поэтому при подписании представителем проверяют обе части: сам подписанный документ и основание, подтверждающее роль подписанта, если оно необходимо.

Встроенная и отдельная подпись требуют разной организации файлов

Подпись может быть организована по-разному. В одном случае сведения, необходимые для её проверки, связаны с самим электронным документом. В другом используется отдельный файл или контейнер подписи — техническая форма, в которой подпись передаётся отдельно от исходного документа либо вместе с ним по правилам используемой системы.

При встроенном варианте основной контроль сосредоточен на самом документе: нужно убедиться, что проверяется именно передаваемая редакция и после подписания её содержание не изменялось.

При отдельном файле подписи появляется дополнительная задача — сохранить однозначную пару. Если рядом лежат несколько версий одного документа и несколько файлов подписей с похожими названиями, получатель может не понять, какая подпись к чему относится. Структура каталога, имена файлов и опись должны исключать такую неоднозначность.

Перед упаковкой или переносом документов в другую структуру полезно повторить проверку уже на конечном комплекте. Это особенно важно, если файлы переименовывались, заменялись или собирались из разных рабочих каталогов.

Конкретные технические способы передачи зависят от выбранного канала. Общую организацию файлов, редакций и сопроводительных сведений стоит дополнительно сверить с порядком электронной подачи документации, а требования к представлению самих файлов — с рекомендациями по форматам файлов для экспертизы.

После изменения подписанного документа проведите проверку заново

Корректировка после подписания требует особого контроля. Сначала определяют, изменился ли сам электронный файл. Если сформирована новая редакция, её нужно рассматривать как новый объект для проверки связи с подписью.

Например, проектировщик подписал документ, затем исправил таблицу или чертёж и сохранил обновлённый файл. Даже небольшая правка означает, что передаваемый документ уже отличается от ранее подписанной версии. В комплект нельзя механически переносить прежнюю подпись и считать задачу завершённой.

Если исправление затронуло несколько связанных документов, каждый из них проверяют отдельно. Необходимо установить, какие файлы действительно изменились, какие остались прежними и какие подписи относятся к каждой текущей редакции. Такой контроль предотвращает смешение документов до и после корректировки.

При получении обратной связи также важно различать техническую проблему подписи и содержательное замечание к документации. Ошибка проверки подписи требует устранить связь файла, подписанта или технического способа передачи. Замечание к проектному решению требует сначала скорректировать содержание, а после формирования новой редакции заново подготовить её к электронной передаче.

Финальная сверка перед подачей

Перед отправкой электронного комплекта полезно проверить подписи уже в той структуре и с теми файлами, которые фактически будут переданы:

• для каждого подписанного документа однозначно определена текущая редакция;
• подпись относится именно к передаваемому файлу;
• техническая проверка выполняется доступными для применяемого способа средствами;
• при использовании сертификата сопоставлены сведения, необходимые для идентификации подписанта;
• понятно, кто подписал каждый документ;
• когда это требуется применяемым порядком, отдельно проверено основание полномочий подписанта;
• при отдельном файле или контейнере подписи сохраняется однозначная связь с соответствующим документом;
• после последней корректировки документа подпись проверена применительно к новой редакции;
• требования конкретной системы подачи сверены до окончательной передачи.

В результате должен получиться электронный документ, у которого понятны три связанные характеристики: точная версия файла, подписант и проверяемая электронная подпись. Такой контроль позволяет передать материалы без потери идентичности документа и связи с авторством.

Конкретный вид электронной подписи, требования к сертификату, подтверждению полномочий и техническому способу проверки зависят от применимого порядка и информационной системы. Поэтому один вариант подписи нельзя считать универсально обязательным для всех случаев без проверки требований конкретной подачи.